Avansinių sąskaitų deklaravimas ir avansiniai mokėjimo prašymai

Sritis (rubrika): Naudingi patarimai

Tema: Avansinių sąskaitų deklaravimas ir avansiniai mokėjimo prašymai

Parengė: Projektų administravimo ekspertas Simas Stankaitis

Pasirašius iš Europos Sąjungos (toliau – ES) struktūrinių fondų lėšų bendrai finansuojamo projekto sutartį (toliau – Sutartis), projekto vykdytojai žengia į naują etapą, kuriame kyla daugybė naujų klausimų ir neaiškumų, susijusių su projekto įgyvendinimu. Vienas iš dažniausių – kokį mokėjimo prašymą¹ rengti (avansinį (toliau – AMP²) ar tarpinį (toliau – TMP³) siekiant deklaruoti iki mokėjimo prašymo rengimo momento neapmokėtas tiekėjų ar rangovų išrašytas avansines sąskaitas? Į kokius aspektus vertėtų atkreipti dėmesį? Trumpai pamėginsime apžvelgti pagrindinius aspektus.

Verta paminėti, kad visiems projektams, įgyvendinamiems pagal 2014–2020 metų ES fondų investicijų veiksmų programą, yra taikomos Projektų administravimo ir finansavimo taisyklės (toliau – PAFT)⁴, kurios reglamentuoja daugelį su projektų įgyvendinimu susijusių aspektų, tarp jų AMP ir TMP teikimo tvarką (PAFT 21 skirsnis) bei kitus reikalavimus, o projekto duomenų mainams atlikti tarp įgyvendinančios institucijos ir projekto vykdytojo naudojama Duomenų mainų svetainė (toliau – DMS). Mokėjimo prašymų teikimo per DMS instrukcija pateikta DMS naudotojo instrukcijos 3.8.2 punkte.

Vadovaujantis PAFT 212 p. projekto vykdytojas įgyvendinančiajai institucijai teikia TMP ir galutinį mokėjimo prašymus⁵, taip pat gali teikti AMP, jei tai numatyta projekto sutartyje.

PAGRINDINIAI ASPEKTAI Į KURIUOS REIKIA ATKREIPTI DĖMESĮ PRIEŠ PRIIMANT SPRENDIMĄ DEKLARUOTI AVANSINES SĄSKAITAS

Žemiau pateikti klausimai padės projektų vykdytojams išsirinkti tinkamiausią avansinių sąskaitų deklaravimo būdą, o gal priešingai, priimti sprendimą palaukti ir deklaruoti visas pagal pasirašytą paslaugų ar prekių sutartį patirtas išlaidas vienu metu jau po atsiskaitymo su tiekėju ar rangovu.

1. Ar Sutartyje numatytas sąskaitų apmokėjimo būdas⁶? Tuo galima įsitikinti patikrinus Sutarties 2 priedo 1.4 p., kuriame nurodomi galimi išlaidų apmokėjimo būdai.
2. Ar rangovas arba tiekėjas sutinka išimti kredito įstaigos išankstinio mokėjimo grąžinimo garantiją, laidavimo ar laidavimo draudimo dokumentą? Šis dokumentas teikiamas kaip priedas prie parengto TMP, kuriuo ketinama deklaruoti tiekėjų ar rangovų išrašytas avansines sąskaitas. Dažnai rangovai arba tiekėjai tokių dokumentų pateikti nesutinka dėl papildomų kaštų, kurie didina paslaugos teikimo ar prekių gamybos savikainą.
3. Ar Sutartyje numatytas avansas? Tuo galima įsitikinti patikrinus Sutarties 2 priedo 1.2 p., kuriame nurodomas didžiausias galimas avanso dydis.
4. Ar projekto vykdytojui (privatūs juridiniai asmenys, privačių juridinių asmenų filialai ir atstovybės, fiziniai asmenys) ekonomiškai naudinga pasiimti avanso draudimo dokumentą: finansų įstaigos ar draudimo įmonės garantiją ar laidavimo raštą arba laidavimo draudimo raštą (toliau – Avanso draudimas)? Šis dokumentas teikiamas kaip priedas prie rengiamo AMP, todėl prieš pasirinkdami rengti AMP, turėtumėte apsvarstyti, ar finansų įstaigų už avanso draudimo dokumento suteikimą priskaičiuoti mokesčiai (sutarties sudarymo, palūkanos ir pan.) yra priimtini. Dažnai projekto vykdytojai, siekdami sumažinti projekto administravimo kaštus ir skirtiną laiką papildomų dokumentų surinkimui – pasirenka rengti TMP išlaidų kompensavimo būdu⁷.

Atsakius:

• Į visus klausimus „Taip“ – projekto vykdytojui tinkamas tiek AMP, tiek TMP, tačiau labiausiai tikėtina, jog TMP variantas projekto vykdytojui bus paprastesnis ir ekonomiškai naudingesnis;
• Į 1 ir 2 klausimus „Taip“, o į 3 ir 4 klausimus „Ne“, projekto vykdytojui tinkamiausias tik TMP būdas;
• Į 1 ir 2 klausimus „Ne“, o į 3 ir 4 klausimus „Taip“, projekto vykdytojui tinkamiausias tik AMP būdas, siekiant deklaruoti iki mokėjimo prašymo rengimo momento neapmokėtas tiekėjų ar rangovų išrašytas avansines sąskaitas.

AVANSINIAI MOKĖJIMO PRAŠYMAI

AMP sąlygas reglamentuoja PAFT 219-227 p. Svarbu paminėti, kad išlaidas pagrindžiantys dokumentai su AMP neteikiami, t. y. projekto vykdytojas turi pagrįsti tik prašomo avanso sumą, nurodydamas kokioms projekte numatytoms išlaidoms padengti jis bus naudojamas. Vėliau teikiamas TMP su visais išlaidas pagrindžiančiais dokumentais, kurio metu vertinama, ar gautas avansas panaudotas tinkamai. Pagal pateiktą AMP išmokamo avanso dydis negali viršyti per artimiausius 6 mėnesius projekto vykdytojo su TMP planuojamos deklaruoti išlaidų sumos, o didžiausias galimas avanso dydis, skirtas visam projekto įgyvendinimo laikotarpiui, nurodomas Sutarties 2 priedo 1.2 punkte – negali viršyti 30 procentų projektui įgyvendinti skirtos projekto finansavimo lėšų sumos (subsidijos). Pakartotinai pabrėžiame, kad projekto vykdytojams (privatūs juridiniai asmenys, privačių juridinių asmenų filialai ir atstovybės, fiziniai asmenys) rengiant AMP būtinas Avanso draudimas, kuris turi būti:

• Parengtas visai avanso sumai;
• Jame nurodytas naudos gavėjas turi būti sprendimą dėl projekto finansavimo priėmusi institucija, t. y. ministerija – jei Sutartis trišalė, įgyvendinančioji institucija – jei Sutartis dvišalė;
• Jame turi būti nurodyta avanso draudimo suma ir galiojimo terminas, kuris negali būti trumpesnis nei mokėjimo prašymo, kuriame galutinai įvertinamas turimas avansas, patvirtinimo data. Ilgalaikio materialiojo turto įsigijimo ar sukūrimo atveju iš projektui skirtų finansavimo lėšų, Avanso draudimą galima nutraukti anksčiau, t. y. nuo to momento kai projekto vykdytojas įsigytą ar sukurtą turtą apdraudžia maksimaliu turto atkuriamosios vertės draudimu nuo visų galimų rizikos atvejų.

Svarbu paminėti, kad avansu išmokėtos lėšos arba jų dalis turi būti susigrąžinamos, jeigu per 180 dienų nuo avanso gavimo dienos projekto vykdytojas nepradeda įgyvendinti projekto veiklų ir TMP nedeklaruoja patirtų išlaidų.

Pabaigai, norėtume atkreipti dėmesį, kad projekto biudžeto planavimą ir galimus atsiskaitymo būdus reikia ypatingai gerai įvertinti dar rengiant projekto paraišką, nes būtent šiuo metu yra apibrėžiami galimi išlaidų deklaravimo būdai, kurie, atsižvelgiant į aplinkybes bei reikalavimus, įtraukiami arba neįtraukiami į Sutartį.

SĄVOKOS

1. Mokėjimo prašymas – projekto vykdytojo užpildytas ir įgyvendinančiajai institucijai pateiktas finansų ministro patvirtintos formos prašymas išmokėti projekto sutartyje numatytą avansą ar jo dalį arba apmokėti ir (ar) kompensuoti projekto išlaidas ir (ar) atsiskaityti už projekto veiklas.
2. AMP – nustatytos formos dokumentas, kurį projekto vykdytojas teikia įgyvendinančiai institucijai prašydamas, kad paramos lėšos būtų išmokėtos avansu, t. y. dar nepatyrus projekte numatytų išlaidų.
3. TMP – nustatytos formos dokumentas, teikiamas įgyvendinančiai institucijai laikantis finansavimo sutartyje nustatytų terminų, kuriame projekto vykdytojas prašo apmokėti dalį projekte numatytų ir patirtų išlaidų.
4. PAFT patvirtintas Lietuvos Respublikos finansų ministro 2014 m. spalio 8 d. įsakymu Nr. 1K-316.
5. Galutinis mokėjimo prašymas – nustatytos formos dokumentas, teikiamas įgyvendinančiai institucijai laikantis finansavimo sutartyje nustatytų terminų, kurį projekto vykdytojas teikia baigęs įgyvendinti projektą. Galutiniame mokėjimo prašyme deklaruojamos visos per projekto įgyvendinimo laikotarpį su buvusiais mokėjimo prašymais nedeklaruotos ir apmokėtos tinkamos finansuoti išlaidos.
6. Sąskaitų apmokėjimo būdas – kai projekto vykdytojas deklaruoja patirtas, bet dar neapmokėtas išlaidas.
7. Išlaidų kompensavimo būdas – kai projekto vykdytojas deklaruoja patirtas ir apmokėtas išlaidas, taip pat išlaidas, apmokamas supaprastintai. Tokiu atveju projekto vykdytojas įgyvendina projektą iš projekto vykdytojo ir (ar) partnerio (-ių) lėšų arba avansu gautų lėšų.