ES projekto sutarties keitimas: mokymų keitimas

Sritis (rubrika): Naudingi patarimai

Tema: ES projekto sutarties keitimas: mokymų keitimas

Parengė: projektų administravimo ekspertė Dovilė Kontutytė

Projekto vykdytojas, įgyvendindamas projektą, privalo laikytis nustatytų projekto įgyvendinimo reikalavimų, kuriuos reglamentuoja: Lietuvos Respublikos finansų ministro 2014 m. spalio 8 d. įsakymu Nr. 1K-316 patvirtintose Projektų administravimo ir finansavimo  taisyklės (toliau – PAFT) (taikomos visiems projektams), Projekto finansavimo sąlygų aprašas (toliau – Aprašas) (taikomas atitinkamos priemonės projektams) ir pasirašyta Finansavimo ir administravimo sutartis (toliau – Projekto sutartis) (taikoma konkrečiam projektui). Pirmieji du dokumentai labai retais atvejais yra koreguojami, tačiau Projekto sutartis, visgi, gali būti keičiama priklausomai nuo Projekto vykdytojo poreikio. Keičiant Projekto sutartį įprastai keičiama projekto apimtis, projekto išlaidos, pratęsiamas projekto įgyvendinimo laikotarpis ar kitaip keičiamas projektas ar Projekto sutartyje nustatyti projekto vykdytojo įsipareigojimai. Toliau aptarsime projekto, įgyvendinamo pagal priemonę „Mokymų užsienio investuotojų darbuotojams“ (toliau – MUID), sutarties keitimą, kai keičiami mokymai.

Siekiant atlikti MUID projekto mokymų keitimą paprastai būtina pateikti šiuos dokumentus Įgyvendinančiąjai institucijai:

• Projekto biudžeto perskirstymo lentelė (įprastai, kairėje lentelės pusėje nurodomas mokymų biudžetas pagal aktualią Projekto sutartį, dešinėje – pakeistas mokymų biudžetas pagal naują poreikį).
• Raštas (pagrindžiamas mokymų keitimo poreikis, detalizuojami keičiami / naujai įtraukiami mokymai (mokymų numeris, mokymų pavadinimas, dalyvių skaičius, mokymų trukmė vienam dalyviui, mokymų vieta, mokymų data, konferencijos atveju, taip pat, nuoroda į konferencijos bilietus bei aprašomi keičiami / naujai įtraukiami mokymai (nurodomas mokymų tikslas, mokymuose dalyvausiančių darbuotojų pareigybės).
• Mokymų komerciniai pasiūlymai (jeigu keičiami / įtraukiami nauji mokymai, kainai pagrįsti reikalingi komerciniai pasiūlymai ar kiti pagrindžiantys dokumentai).
• Atnaujinti Sutarties priedai (pagal naują poreikį atnaujinama Projekto sutarties prieduose esanti informacija).

Tam, kad Projekto sutarties keitimo procesas būtų kaip įmanoma sklandesnis ir paprastesnis, ypač keičiant MUID Projektų sutartis, rekomenduojame visas detales išsiaiškinti su projektą administruojančia ar Įgyvendinančiąja institucija dar iki Sutarties keitimo dokumentų pateikimo duomenų mainų svetainėje. Taip pat, siūlome vadovautis šiomis mūsų rekomendacijomis:

• Pirmiausia išsiaiškinti, ar keičiami / naujai įtraukiami mokymai apskritai yra tinkami finansuoti pagal PAFT ir Aprašą.
• Atsirandant poreikiui keisti / įtraukti naujus mokymus, išsigryninti kaip įmanoma tikslesnį mokymų poreikį, akumuliuoti kiek įmanoma daugiau keičiamų mokymų, kad keitimus būtų galima atlikti vienu metu.
• Jeigu keičiate mokymų dalyvių skaičių, tačiau nesate tikri, kiek tiksliai dalyvių apmokysite, geriau nurodykite didesnį dalyvių skaičių, nes nurodžius mažesnį galėsite apmokyti tik tiek dalyvių, kiek būsite nusimatę.
• Atkreipiame dėmesį, kad norint apmokyti didesnį dalyvių skaičių vidiniuose mokymuose (kai mokymus veda Projekto vykdytojo darbuotojai) nei numatyta Projekto sutartyje, Projekto sutarties keisti nereikės, jeigu mokymams užteks Projekto sutartyje numatyto biudžeto.
• Perskirstant projekto biudžetą tarp mokymų eilučių svarbiausia atkreipti dėmesį, kad nepadidėtų bendras biudžetas. Geriausiu atveju biudžeto pokytis turėtų būti lygus 0. Tačiau, jeigu Projekto sutarties keitimo metu neturite papildomo poreikio mokymams, o perskirsčius biudžetą lieka sutaupymas, rašte galima nurodyti, kad ateityje su kitu Projekto sutarties keitimu bus įtraukiami nauji mokymai ir sutaupymas bus panaudotas.