ES projekto sutarties keitimas: projekto veiklų pratęsimas

Sritis (rubrika): Sutarties keitimo niuansai

Tema: ES projekto sutarties keitimas: projekto veiklų pratęsimas

Parengė: projektų administravimo ekspertė Dovilė Kontutytė

Įprastai projekto finansavimo ir administravimo sutartys (toliau – Projekto sutartis) pasirašomos 2-4 metams. Projekto sutarties prieduose nurodomos konkrečios projekto įgyvendinimo sąlygos ir detalės, kurios gali būti keičiamos priklausomai nuo Projekto vykdytojo pasikeitusių poreikių. Toliau aptarsime Projekto, pagal priemonę „Mokymai užsienio investuotojų darbuotojams“, sutarties keitimo, atliekant projekto veiklų įgyvendinimo trukmės pratęsimą, niuansus bei pateiksime praktinių patarimų, kaip išvengti tokių keitimų arba tinkamai juos įvykdyti.

Atsižvelgiant į tai, kad per 2-4 projekto įgyvendinimo metus Projekto vykdytoją paveikia nenumatyti rinkos pokyčiai, įskaitant darbuotojų kaitą bei rinkoje siūlomų naujų mokymų įvairovę, o, taip pat, neretai įvyksta Projekto vykdytojo reorganizacija ar restruktūrizacija, dėl kurių sulėtėja mokymų organizavimo procesas ir mokymams skirto biudžeto įsisavinimas, atsiranda poreikis pratęsti Projekto sutartyje numatytą projekto veiklų įgyvendinimo laikotarpį.

Projekto veiklų įgyvendinimo trukmė gali būti pratęsta 3-5 mėnesiams atliekant neesminį Projekto sutarties keitimą, kuriam papildomo Lietuvos Respublikos Ekonomikos ir inovacijų ministerijos (toliau – Ministerijos) pritarimo nereikia, arba 6 mėnesiams ir daugiau, tačiau tokiu atveju Projekto sutarties keitimą tvirtins ne tik Įgyvendinančioji institucija, bet ir Ministerija, vadinasi, Projekto sutarties keitimo patvirtinimo procesas bus ne tik ilgesnis, bet ir poreikis turės būti argumentuojamas žymiai plačiau ir detaliau.

PROJEKTO VEIKLŲ ĮGYVENDINIMO TRUKMĖS PRATĘSIMO PREVENCIJA

Tam, kad išvengtumėte Projekto sutarties keitimo, kurio metu pratęsiate projekto veiklų įgyvendinimo laikotarpį, reikėtų nuolat sekti rinkoje vykstančius politinius, ekonominius, socialinius ir technologinius pokyčius, nusimatyti galimas mokymų organizavimo rizikas, jų išvengimo priemones ir / ar kilusių nesklandumų įveikimo būdus. Vienas iš būdų galėtų būti nuolatinis Projekto sutartyje numatytų mokymų įgyvendinimo planavimas pamėnesiui, o, taip pat, trims mėnesiams ir metams į priekį. Tokį planą vertėtų kas mėnesį atnaujinti ir stebėti įsisavinamų lėšų procentą lyginant su praėjusiu projekto įgyvendinimo laikotarpiu, siekiant neatsilikti nuo numatyto plano.

PROJEKTO VEIKLŲ ĮGYVENDINIMO TRUKMĖS PRATĘSIMO PRAKTINIAI PATARIMAI

Projekto veiklų įgyvendinimo trukmės pratęsimui teikiami tokie patys, kaip ir kitais Projekto sutarties keitimo atvejais, dokumentai – projekto biudžeto perskirstymo lentelė; raštas, kuriuo pagrindžiamas Projekto sutarties keitimo poreikis bei išdėstomos detalės; jeigu įtraukiami nauji mokymai, teikiami mokymų komerciniai pasiūlymai bei atnaujinami Projekto sutarties priedai. Be šių dokumentų dar teikiamas detalus mokymų planas, kuris yra esminis tokio Projekto sutarties keitimo pritarimui garantas. Šiame plane rekomenduojama pateikti informaciją:

1.    Kada bus organizuojami mokymai, už kuriuos dar neatsiskaityta Įgyvendinančiąjai institucijai;

2.    Kiek išlaidų bus deklaruojama planuojamiems mokymams (kiekvieniems mokymams atskirai pamėnesiui);

3.    Kokie bus pasiekti fiziniai rodikliai (kiek bus apmokoma darbuotojų);

4.    Kokios planuojamos deklaruoti patirtos išlaidos su kitais mokėjimo prašymais.

Tuo tarpu, rašte rekomenduojama nusimatyti papildomai teikiamų mokėjimo prašymų datas bei iš mokymų planavimo lentelės perkelti deklaruotinas sumas, kad būtų aišku, koks planuojamas mokymų organizavimo spartumas.

Kuo tikslesnis, detalesnis likusių mokymų planas, kuo aiškiau yra pagrindžiamos projekto veiklų įgyvendinimo sulėtėjimo ir nepilno projekto biudžeto įsisavinimo priežastys, tuo didesnė tikimybė sulaukti teigiamo Įgyvendinančiosios institucijos ir / ar Ministerijos pritarimo Projekto sutarties keitimui.