Ką reikia žinoti pildant projekto pirkimų planą?

Sritis (rubrika): Naudingi patarimai

Tema: Ką reikia žinoti pildant projekto pirkimų planą?

Parengė: Projektų administravimo ekspertas Simas Stankaitis

Pradėjus įgyvendinti Europos Sąjungos (toliau – ES) struktūrinių fondų lėšų bendrai finansuojamą projektą, projekto vykdytojai, vadovaudamiesi Projektų administravimo ir finansavimo taisyklių (toliau – PAFT) 466 punktu įgyvendinančiajai institucijai per duomenų mainų svetainę (toliau – DMS) pateikia informaciją apie planuojamus, vykdomus ir baigtus pirkimus. Jeigu projektų finansavimo sąlygų apraše nenustatytas projekto pirkimų plano (toliau – PPP) pateikimo terminas, jis teikiamas per 14 kalendorinių dienų po projekto sutarties sudarymo dienos. Tačiau, kai visos projekto išlaidos apmokamos supaprastintai, PPP neteikiamas visai. Rengiant PPP, neretai susiduriama su: pirkimo būdo parinkimo; planuojamų pirkimų datos parinkimo; fizinių rodiklių priskyrimo planuojamiems pirkimams; išlaidų, kurioms nereikia taikyti pirkimo procedūrų, neaiškumais, todėl juos trumpai aptarsime šiame komentare.

PIRKIMO BŪDO PARINKIMAS

Prieš aptariant pirkimo būdo parinkimo niuansus, verta paminėti, kad ne perkančiosios (neviešosios) organizacijos (toliau – NPO) projektų, įgyvendinamų pagal 2014–2020 metų ES struktūrinių fondų investicijų veiksmų programą, reikalavimus organizuojamiems pirkimams reglamentuoja PAFT 40 skirsnis. Projektų vykdytojai, kurie yra NPO, pirkdami projektuose numatytas prekes, paslaugas ar darbus, gali pasirinkti šiuos pirkimo būdus: konkursas, derybos ir pirkimas iš vieno tiekėjo. Visais atvejais projekto vykdytojai turi pasirinkti konkurso būdą, išskyrus kai NPO leidžiama pateikti kvietimą dalyvauti pirkime vienam tiekėjui arba neskelbti apie organizuojamą pirkimą.

Atkreiptinas dėmesys, kad pirkimo pagrindimui taikant PAFT 461 punkte įvardintas išimtis, kada leidžiama neskelbti apie organizuojamą pirkimą (plačiau skaitykite Gabrielės straipsnį apie pirkimą konkurso būdu), dažnai įgyvendinančiajai institucijai papildomai reikia pateikti informaciją, dokumentus ar paaiškinimą, pagrindžiantį PAFT numatytos ir pirkimo būdo pagrindimui taikomos išimties faktą, todėl žvelgiant iš praktinės pusės – kai kurios iš minėtų išimčių ganėtinai sunkiai pagrindžiamos ir užima neproporcingai daug laiko gaunamai naudai. Tai reiškia, kad kartais paprasčiau yra tiesiog atlikti pirkimą sudėtingesniu (konkurso) būdu, kai pirkimo atlikimas nėra labai skubus.

Verta paminėti, kad perkamoms projekte numatytoms mokslinių tyrimų ir technologinės plėtros paslaugoms galima taikyti PAFT 461.6  punkte nurodytą išimtį tik tuo atveju, kai minėtos paslaugos verslo plano priede „Reikalingi ištekliai 1A“ yra priskirtos 5.1 išlaidų kategorijai „MTEP paslaugos“. Mokslinių tyrimų ir technologinės plėtros paslaugoms, priskirtoms 5.2 išlaidų kategorijai „Konsultavimo ir lygiavertės paslaugos, naudojamos vien tik projekto MTEP veiklai“ ši išimtis nėra taikoma (žiūrėti čia).

Neabejotinai dažniausiai rengiant PPP NPO taikoma išimtis, kuri leidžia netaikyti konkurso būdo, yra įvardinta PAFT 461.7 punkte, todėl trumpai apžvelgsime svarbiausius niuansus:

1) Renkantis šią išimtį negalima dirbtinai skaidyti pirkimo objekto į atskiras dalis, jeigu taip būtų išvengta nustatyto sudėtingesnio pirkimų būdo taikymo, todėl rekomenduojama tos pačios rūšies prekių, paslaugų ar to paties objekto darbų pirkimo sutarčių vertės nustatymui taikyti Bendrąjį viešųjų pirkimų žodyną (toliau – BVPŽ) . Laikoma, kad prekės ir paslaugos yra tos pačios rūšies, jeigu yra priskirtos tam pačiam BVPŽ kodui. Perkamų darbų atveju, darbų objektu yra laikomas statinys su inžineriniais tinklais.

2) Pirkimo sutarties vertė, finansuojama iš projekto tinkamų finansuoti išlaidų finansavimo šaltinių (toliau – Vertė), apskaičiuojama atsižvelgiant į projekto finansavimo intensyvumą, t. y. Vertė gaunama visą projektui įgyvendinti skirtą finansavimo sumą – subsidiją (pvz. 500.000,00 Eur), nurodytą projekto sutartyje, padalinus iš didžiausios galimos tinkamų finansuoti išlaidų sumos (pvz. 1.000.000,00 Eur), taip pat nurodytos projekto sutartyje, ir padauginus iš planuojamos prekių ar paslaugų arba darbų pirkimo sutarties vertės (pvz. 100.000,00 Eur). Mūsų nagrinėjamu atveju, pagal PAFT 461.7 punkte numatytą išimtį, NPO projekte numatytas prekes, paslaugas ar darbus galėtų įsigyti derybų arba pirkimo iš vieno tiekėjo būdu, kadangi gauta Vertė (500.000,00/1.000.000,00*100.000,00 = 50.000,00 Eur) neviršija 60.000,00 Eur.

Verta paminėti, kad NPO visiems projekte numatytiems pirkimams (savo noru) gali taikyti sudėtingesnį (konkurso) pirkimo būdą ir taip išvengti papildomų supaprastinto pirkimo būdo pasirinkimo paaiškinimų ir pagrindimų teikimo įgyvendinančiai institucijai.

FIZINIŲ RODIKLIŲ PRISKYRIMAS PLANUOJAMIEMS PIRKIMAMS

Be pirkimo būdo parinkimo bei kitos informacijos, tokios kaip pirkimo objektas, objekto rūšis, sutarties vertė, sąsaja su kitu projektu, būsena, data ir paaiškinimai, PPP taip pat reikia nurodyti fizinį (-ius) rodiklį (-ius).

Fizinis rodiklis parenkamas pagal projekto sutarties 1 priedo 5-o ir 2 priedo 3-io punkto informaciją. Pavyzdžiui, jei perkamos prekės, paslaugos ar darbai skirti projekto užduočiai atlikti, kuriai priskirtas fizinis rodiklis Nr. 1.1.1., tada PPP prie atitinkamo pirkimo nurodome fizinį rodiklį Nr. 1.1.1. Pažymėtina, kad kartais tam tikros prekės, paslaugos ar darbai gali būti naudojami kelių arba visų projekte numatytų užduočių ir joms priskirtų fizinių rodiklių įgyvendinimui. Tokiu atveju PPP prie atitinkamo pirkimo nurodome visus aktualius rodiklius. Nerekomenduotina pirkimo, kuriam priskirti keli ar daugiau fiziniai rodikliai, PPP išskirti į atskiras eilutes, nes projekto įgyvendinimo metu, keičiantis įvykdyto pirkimo informacijai arba sudarius naują/papildomą sutartį su tiekėju/teikėju/rangovu, tektų tikslinti bei įkelti pagrindžiančius dokumentus DMS prie visų PPP eilučių, t. y. nuolat dubliuoti teikiamą informaciją ir dokumentus.

PLANUOJAMŲ PIRKIMŲ DATOS PARINKIMAS

Nors ir skamba ganėtinai keistai, tačiau pirkimo datos PPP parinkimas taip pat turi keletą niuansų. Visų pirma, kurią datą pasirinkti, padeda nuspręsti atitinkamo pirkimo būsena:

• Jei tai planuojamas pirkimas – nurodoma data, kada planuojama pradėti pirkimo procedūras;
• Jei tai vykdomas pirkimas – nurodoma data, kada faktiškai pradėtos pirkimo procedūros;
• Jei tai įvykdytas pirkimas – nurodoma data, kada faktiškai pasirašyta sutartis su tiekėju/teikėju/rangovu;
• Jei tai nebevykdomas pirkimas – nurodyta data PPP nekeičiama.

Prieš pasirenkant planuojamo pirkimo datą, reikia atsižvelgti į projekto sutarties 1 priedo 5 punkte nurodytų užduoties veiklų, kurioms priskirtas atitinkamas fizinis rodiklis, pradžios ir pabaigos datas, t. y. planuojamo pirkimo procedūros pradžios data privalo patekti į atitinkamos veiklos įgyvendinimo laikotarpį. Rekomenduotina planuojamo pirkimo procedūrų pradžios datą pavėlinti bent pora mėn., jei nukelta data neperžengs numatytos veiklos įgyvendinimo laikotarpio, nes projekto vykdymo metu dažnai nutinka nenumatyti ar projekto pradžioje neįvertinti veiksniai, kurie turi įtakos ir suplanuotiems pirkimams. Dėl to tenka tikslinti patvirtintą PPP arba atsakyti į papildomus įgyvendinančios institucijos paklausimus.

IŠLAIDOS, KURIOMS NĖRA TAIKOMOS PIRKIMO PROCEDŪROS

Ne visoms išlaidoms, įtrauktoms į projekto biudžetą, reikia atlikti pirkimo procedūras, todėl į PPP detalią pirkimų plano lentelę netraukiamos išlaidos, kurios apmokamos supaprastintai, t. y.:

• Darbuotojų darbo užmokestis;
• Įsigyto ilgalaikio turto nusidėvėjimas;
• Išlaidos, apskaičiuotos pagal fiksuotąją išlaidų normą (dienpinigiai, netiesioginės projekto išlaidos ir kt.).

Verta paminėti, kad aukščiau išvardintos išlaidos atvaizduojamos PPP pirmame puslapyje esančioje bendroje lentelėje. Laukelyje „Projekto išlaidų suma, kuriai netaikomi pirkimai“ įrašoma visų išlaidų, kurioms nereikia atlikti pirkimo procedūrų, suma, o žemiau esančioje pastabų skiltyje įvardijamos konkrečios išlaidos, kurias sudaro „Projekto išlaidų suma, kuriai netaikomi pirkimai“ laukelyje nurodyta suma.

Pabaigai norėtume pažymėti, kad po PPP patvirtinimo projekto pradžioje, jis tikslinamas ir pakartotinai derinamas su įgyvendinančia institucija, jei pasikeis pirkimą vykdantis subjektas, pirkimo objektas ar pirkimo būdas, bus numatytas naujas pirkimas arba nebebus vykdomas pirkimas.