MTEP verslo plano įgyvendinimas praktikoje

Sritis (rubrika): Naudingi patarimai

Tema: MTEP verslo plano įgyvendinimas praktikoje

Parengė: projektų administravimo ekspertė Gabrielė Adomaitytė

Rengiant mokslinių tyrimų ir eksperimentinės plėtros (toliau – MTEP) verslo planą bei paraišką, skirtą ES struktūrinių fondų finansavimui gauti, būtina pagrįsti MTEP veiklų vykdymui reikalingų darbuotojų skaičių, gana detaliai įvardijant kiekvieno iš jų atsakomybės sritis vykdant MTEP veiklas, ir minimalius darbuotojų kvalifikacijai keliamus reikalavimus. Pagrindimo reikalavimas yra logiškas, nes tiek pačiam pareiškėjui, tiek Įgyvendinančiajai institucijai svarbu įsitikinti, kad MTEP veiklų ir tuo pačiu projekto vykdymas suplanuotas racionaliai ir efektyviai. Toliau aptarsime atvejus, kai pradėjus projekto įgyvendinimą paaiškėja, kad parengtas MTEP verslo planas tikrovėje sunkiai įgyvendinamas.

DARBUOTOJŲ KVALIFIKACIJA IR KOMPETENCIJA

Vienas iš pirmųjų darbų, pradėjus projekto įgyvendinimą, yra projekto veikloms vykdyti reikalingų darbuotojų paieška. Praktikoje dažnai pasitaiko atvejų, kai projekto vykdytojui sudėtinga surasti net ir minimalius verslo plane nustatytus kvalifikacinius reikalavimus atitinkančius kandidatus, dėl MTEP veikloms būdingo naujoviškumo ir specifikos. Dėl šios priežasties projekto veiklos dažnai vėluoja, o tai gali lemti nustatytų projekto rodiklių nepasiekimą ir projekto nesėkmę.

Tokiais atvejais galima sudaryti darbo sutartį su formaliai kvalifikacinių (išsilavinimo)  reikalavimų neatitinkančiu darbuotoju, tačiau būtina įrodyti, kad jis turi aktualios darbo patirties, leidusios kandidatui įgyti reikalingas kompetencijas, kurios „atsveria“ formalų išsilavinimo kriterijų. Tarkime, pareiškėjas verslo plane nusimatė, kad MTEP veikloms vykdyti bus reikalingas medžiagų inžinierius tyrėjas, kuriam būtina turėti inžinerijos magistro kvalifikacinį laipsnį ir 5 metus profesinės patirties. Tačiau projekto vykdytojas įdarbino darbuotoją, kuris turi gamtos mokslų srities išsilavinimą ir 10 metų profesinės patirties, tiriant gamyboje naudojamas medžiagas ir jų sąveiką, nustatant ir įvertinant besivystančias technologijas, o tai yra tiesiogiai susiję su jo būsimu vaidmeniu vykdant projekte numatytas MTEP veiklas. Tokius pakeitimus Įgyvendinančioji institucija leidžia atlikti netgi be formalaus keitimo projekto sutarties prasme. Visgi patariame, kad visus nukrypimus nuo MTEP verslo plano projekto įgyvendinimo eigoje visada patikimiau iš anksto susiderinti su Įgyvendinančiąja institucija.

DARBUOTOJŲ PAREIGYBĖS

MTEP projektas dažniausiai yra paremtas naujos idėjos, koncepcijos sukūrimu, kūrybine veikla, kuria sprendžiama iškelta mokslinė problema, taikomi tyrimams būdingi moksliniai metodai. Būtent dėl tokių neapibrėžtumų rašant MTEP projekto paraišką ir rengiant verslo planą, sunku suplanuoti, kiek ir kokių pareigybių darbuotojų suplanuotiems rezultatams pasiekti reikės bei kokiomis kompetencijomis kiekvienas iš jų turės pasižymėti. Kompetencijų (kvalifikacijos) keitimo atvejį aptarėme aukščiau, tačiau ką daryti, jei numatyta konkreti pareigybė tampa neaktuali arba nepakankama projekto tikslui pasiekti?

Tokiu atveju būtina atlikti neesminį projekto sutarties keitimą ir pakeisti projekte numatytą neaktualią pareigybę kita arba išvis jos atsisakyti. Atkreiptinas dėmesys, kad atliekant tokį pakeitimą, bus būtina pagrįsti jo poreikį nurodant, kaip tai prisidės prie projekto tikslų pasiekimo, įrodyti, kad toks pakeitimas neturės neigiamų pasekmių projekto rezultatų pasiekimui ir kad jis yra būtinas sėkmingai projekto pabaigai. Taip pat svarbu pagrįsti, kokią įtaką toks keitimas darys suplanuotoms projekto išlaidoms. Jei kažkurių pareigybių projekte išvis atsisakoma, prašant Įgyvendinančiosios institucijos pritarti tokiam keitimui, taip pat būtina įrodyti, kad atsisakomos pareigybės darbuotojo funkcijų atlikimas bus užtikrintas kitais būdais (įdarbinti keli aukštesnės kvalifikacijos darbuotojai galės atlikti daugiau platesnio spektro veiklų) arba pagrįsti, kad projekto eigoje tokių funkcijų atlikimas tapo nereikalingas.

DARBUOTOJŲ DARBO UŽMOKESTIS AR PASLAUGŲ PIRKIMAS?

Rengiant MTEP verslo planą, būna sunku tiksliai apibrėžti planuojamus rezultatus ir kaštus. Dažnai nėra aišku, kiek tiksliai lėšų ar laiko prireiks norimiems rezultatams pasiekti. Būtent dėl tokio neapibrėžtumo kartais suplanuotas darbuotojų darbo užmokestis neatitinka tikrovės, darbuotojų kiekis būna nepakankamas, nes veiklų vykdymas užtrunka ilgiau negu buvo planuojama rengiant MTEP verslo planą. Taigi, projekto įgyvendinimo eigoje labai dažnai tenka susidurti su veiklų rezultatų kokybės rizika, dėl MTEP veikloms reikalingų sąnaudų ir/ar veiklų įgyvendinimo trukmės netikslaus įvertinimo planavimo etape. Tokiu atveju būtina peržiūrėti projekto biudžetą, siekiant kuo efektyvesnio lėšų panaudojimo. Viena iš išeičių, siekiant išvengti projekto biudžeto „pereikvojimo“, yra darbuotojų darbo užmokesčiui skirtos sumos biudžete atsisakymas, vietoj to įsigyjant paslaugas iš tiekėjų. Tokiu būdu įmanoma pašalinti vėlavimo ir nepakankamos rezultatų kokybės riziką, kadangi įsigyjant paslaugas iš trečiųjų šalių, įmanoma atlikti daugiau per trumpesnį laiką, dėl tiekėjų turimos didesnės pajėgumų ir kompetencijų bazės. Kita vertus, iškyla rizika, kad tokios paslaugos kainuos brangiau. Nepaisant to, darbuotojų darbo užmokesčio sąnaudų pakeitimas paslaugų pirkimu yra viena iš dažniausiai taikomų praktikų, likviduojant MTEP verslo plano netikslumus. Pasirinkus tokį sprendimą, atliekamas neesminis sutarties keitimas, pagrindžiant darbuotojų darbo užmokesčio atsisakymą objektyviomis projekto eigoje paaiškėjusiomis aplinkybėmis ir pateikiant bent tris tiekėjų siūlomų paslaugų komercinius pasiūlymus (kainai pagrįsti) bei detalią tokių paslaugų techninę specifikaciją (atitikimo darbuotojų funkcijoms pagrįsti).

Pabaigai norime pažymėti, kad MTEP projekto įgyvendinimas, vadovaujantis MTEP verslo plane nustatytais kriterijais, yra privalomas visiems projekto vykdytojams, kalbant ne tik apie MTEP veikloms vykdyti numatytų darbuotojų kriterijus. Įgyvendinančioji institucija, vertindama bet kurių MTEP projekto išlaidų tinkamumą, visada pirmiausia tikrins jų atitikimą MTEP verslo planui. Todėl, jei projekto eigoje pastebite, kad pagrindimo informacija verslo plane pateikta nenuosekliai, netiksliai arba prieštarauja projekto eigai praktikoje, iškart informuokite Įgyvendinančiąją instituciją ir su projekto vadovu pasitarkite, kaip geriausiai tokius prieštaravimus pašalinti.