Pirkimas konkurso būdu – teorija ir iššūkiai praktikoje

Sritis (rubrika): Naudingi patarimai

Tema: Pirkimas konkurso būdu – teorija ir iššūkiai praktikoje

Parengė: projektų administravimo ekspertė Gabrielė Adomaitytė

ES projektų vykdytojai darbų, prekių ar paslaugų pirkimą atlieka kaip perkančiosios (viešosios) ir neperkančiosios organizacijos. Įprastai verslui skirtų ES struktūrinių fondų finansavimo priemonių atveju pirkimą projekto vykdytojai atlieka kaip neperkančiosios (neviešosios) organizacijos. Įgyvendinančiosios institucijos, vykdydamos joms numatytas funkcijas, jau paraiškos vertinimo metu siekia įsitikinti, kad pareiškėjas pasirinks tinkamą pirkimo būdą projekte numatytoms paslaugoms, prekėms ar darbams įsigyti. Toliau aptarsime vieną iš praktiškai sudėtingiau įgyvendinamų neperkančiųjų organizacijų (toliau – NPO) pirkimo būdų – konkursą, jo reglamentavimą bei praktinius patarimus, padėsiančius pasiekti, kad  įgyvendinančioji institucija pirkimo procedūrai pritartų ir pripažintų tokio įsigijimo išlaidas tinkamomis finansuoti.

PIRKIMŲ REGLAMENTAVIMAS

Pareiškėjo ir projekto vykdytojo, kuris nėra NPO, pirkimų reikalavimus reglamentuoja Projektų finansavimo ir administravimo taisyklių, patvirtintų Lietuvos Respublikos finansų ministro 2014 m. spalio 8 d. įsakymu Nr. 1K-316 (toliau – PAFT), 40 skirsnis. Tenka pripažinti, kad pirkimų reglamentavimas pagrindiniame ES projektų finansavimą ir administravimą reguliuojančiame teisiniame akte yra gana lakoniškas. Net galimi pirkimo būdai ir jų aprašymas atskirai neišskiriami, bet pateikiamos sąlygos kada projektų vykdytojai gali vykdyti pirkimą iš vieno pasirinkto tiekėjo apie pirkimą neskelbdami (PAFT 461 p.). Nepaisant to, galima išskirti tris pirkimo būdus, kuriuos gali naudoti projektų vykdytojai, pirkdami projektuose numatytas prekes, paslaugas ar darbus:

• Konkursas – pirkimo būdas, kai pirkimo skelbimas yra paskelbiamas Europos Sąjungos struktūrinės paramos svetainėje www.esinvesticijos.lt. Projekto vykdytojas ir (ar) partneris turi teisę pirkimo skelbimą papildomai publikuoti kituose leidiniuose, kitose interneto svetainėse ir naudoti kitus tiekėjų informavimo būdus.
• Derybos – pirkimo būdas, kai pirkimo skelbimas yra paskelbiamas Europos Sąjungos struktūrinės paramos svetainėje www.esinvesticijos.lt ir NPO su vienu ar keliais tiekėjas derasi dėl pirkimo sąlygų.
• Pirkimas iš vieno tiekėjo –pirkimo būdas, kai NPO pateikia kvietimą dalyvauti pirkime vienam tiekėjui esant PAFT 461 p. nustatytiems atvejams.

KONKURSAS

Kaip jau minėjome anksčiau, pirkimo būdai ir tvarka plačiau PAFT nuostatose neaptariami. Iš esmės reikėtų suprasti, jog pirkimą konkurso būdu galima vykdyti visais atvejais, o privaloma tais atvejais, kai netaikomi PAFT 461 p. nustatyti reikalavimai, t.y.:

• Paskelbus kvietimą negauta tinkamų pasiūlymų, o pirminės pirkimo sąlygos iš esmės nekeičiamos.
• Dėl meninių ir techninių priežasčių yra tik vienintelis tiekėjas.
• Dėl suderinamumo verta pirkti papildomai, t.y. NPO pagal ankstesnę pirkimo sutartį iš kokio nors tiekėjo pirko prekių ir nustatė, kad iš jo verta pirkti papildomai, siekiant iš dalies pakeisti turimas ir įprastines prekes ar įrenginius arba padidinti turimų prekių ar įrenginių skaičius (kiekius).
• Nenumatyti papildomi būtini darbai, kurie nebuvo įrašyti į sudarytą pirkimo sutartį ir kurių techniškai ar ekonomiškai neįmanoma atskirti nuo pradinės pirkimo sutarties, nesukeliant didelių nepatogumų NPO, arba kai tokie darbai ar paslaugos, nors ir gali būti atskirti nuo pradinės pirkimo sutarties, yra būtinai reikalingi jai baigti įgyvendinti.
• Perkamos literatūros, mokslo ir meno kūrinių autorių, atlikėjų ar jų kolektyvo paslaugos, taip pat mokslo, kultūros ir meno sričių projektų vertinimo ir pretendentų gauti teisės aktų nustatyta tvarka įsteigtas premijas veiklos šiose srityse vertinimo paslaugos.
• Perkamos mokslinių tyrimų ir technologinės plėtros paslaugos, medžiagos, reagentai ir panašūs produktai, tiesiogiai susiję su mokslinių tyrimų ir (ar) technologinės plėtros veikla.
• Pirkimo sutarties vertė, finansuojama iš projekto tinkamų finansuoti išlaidų finansavimo šaltinių, padauginta iš projekto finansuojamosios dalies, neviršija 60 000 eurų (šešiasdešimt tūkstančių eurų), įskaitant jau sudarytas arba ketinamas sudaryti tos pačios rūšies prekių ir (arba) paslaugų ar to paties objekto darbų pirkimo sutartis.

Atkreiptinas dėmesys, kad PAFT‘e aprašant konkurso procedūrą, jau pirmoje stadijoje (skelbiant apie pirkimą) susiduriame su PAFT nuostatų ir praktinių galimybių prieštaravimu, kadangi PAFT 458 p. numatyta, jog „NPO, išskyrus Taisyklių 4571, 4601 ir 461 punktuose nurodytus atvejus, DMS (duomenų mainų svetainė) užpildo kvietimo dalyvauti pirkime formą. Pirkimui automatiškai suteikiamas unikalus kodas, kai ne perkančioji organizacija DMS patvirtina kvietimo dalyvauti pirkime duomenis. Kvietimas dalyvauti pirkime adresuojamas nenustatytam asmenų skaičiui ir automatiškai paskelbiamas svetainėje www.esinvesticijos.lt“, tačiau kvietimo dalyvauti pirkime pildymo funkcionalumas DMS neveikia, todėl visi pirkimai, vykdomi konkurso būdu, turi būti skelbiami tiesiogiai per svetainę www.esinvesticijos.lt.

Prieš skelbiant apie pirkimą, būtina įsitikinti, kad kvietime dalyvauti pirkime būtų visa pasiūlymams parengti būtina informacija, kaip tai numato PAFT 459 p. Šioje vietoje vėlgi susiduriame su PAFT reikalavimų ir svetainės www.esinvesticijos.lt funkcinių galimybių neatitikimu, kadangi skelbiant apie pirkimą minėtoje svetainėje, suteikiama galimybė kartu su užpildyta bazine informacija pridėti tik vieną rinkmeną (pav.). Tai reiškia, kad parengta pasiūlymo forma, deklaracijų formos ir visi kiti tiekėjo pasiūlymui parengti reikalingi dokumentai bus viename didelės apimties dokumente (rinkmenoje) ir atskirai po vieną šių dokumentų potencialūs tiekėjai negalės parsisiųsti. Todėl išvengti tiesioginių tiekėjų skambučių ar el. laiškų, kuriais tiekėjai prašys pasiūlymui pateikti reikalingų dokumentų „WORD“ versiją, praktiškai neįmanoma. Analogiškai ir su konkurso sąlygų paaiškinimais/patikslinimais – kadangi galimas tik vienos rinkmenos pridėjimas prie atnaujintos informacijos, NPO kaskart gavusi tiekėjo užklausą, turi užpildyti naują skelbimą apie pirkimą ir „prisegti“ tikslinamos informacijos rinkmeną (pav.).

Siekiant įveikti šias funkcines kliūtis, galima būtų apie pirkimą paskelbti, nurodant pagrindinę informaciją (pirkimo objektas, pasiūlymų teikimo terminai, NPO pavadinimas) ir pridedant tik skelbimo formos rinkmeną, kurioje nurodomas el. pašto adresas, kuriuo galima kreiptis norint gauti visą reikalingą dokumentų paketą. Tokiu būdu taip pat sužinoma kiek tiekėjų domisi paskelbtu pirkimu ir teikiant konkurso sąlygų paaiškinimus/patikslinimus, galima juos siųsti tiesiai tiekėjams, kurie, jau žinoma, ruošiasi dalyvauti pirkime ir pateikti pasiūlymus, taip užtikrinant PAFT 459 p. reikalavimų laikymąsi. Tačiau įgyvendinančiosios institucijos, pvz. Lietuvos verslo paramos agentūra, tokią praktiką griežtai draudžia ir nepaisydama svetainės www.esinvesticijos.lt galimybių ribotumo, apeliuoja į tai, jog neskelbiant visos pasiūlymui pateikti reikalingos informacijos, pažeidžiamas PAFT 459 p.

Prieš skelbiant apie vykdomą pirkimą konkurso būdu, svarbu nepamiršti, kad įgyvendinančiosios institucijos beveik visais atvejais prašys projekto vykdytojo pateikti parengtus pirkimo dokumentus jos išankstinei patikrai. Įgyvendinančiajai institucijai pritarus pirkimo dokumentams ir/arba juos patikslinus pagal jos pastabas, galima skelbti apie pirkimą. Ši stadija dažnai klaidina projekto vykdytojus ta prasme, kad suderinus parengtus konkurso dokumentus su institucija, kuri atlikus pirkimo procedūrą vėliau juos vertins, susidaro įspūdis, kad didžioji dalis darbo jau atlikta sėkmingai. Todėl šioje vietoje projekto vykdytojams dažnai tenka nusivilti, kadangi pateikus atlikto konkurso dokumentus vertinančiai institucijai, pirkimų praktika, teisinė bazė arba pačios institucijos patikrai taikoma praktika neretai būna pasikeitusi ir argumentai, kad pirkimo dokumentams buvo iš anksto pritarta, neveikia. Pritardamos pirkimo dokumentams, prašydamos juos patikslinti ir pan., įgyvendinančiosios institucijos beveik visuomet nurodo, kad „Vadovaujantis PAFT reikalavimais, už tinkamą pirkimų vykdymą atsakingas projekto vykdytojas“. Tokia įgyvendinančiųjų institucijų pozicija iš dalies suprantama, kadangi vykdydamos joms priskirtas vertinimo bei priežiūros funkcijas, jos yra atskaitingos ir tuo pačiu tikrinamos ne tik Lietuvos Respublikos audito institucijų, bet taip pat ir Europos Komisijos. Būtent todėl į įgyvendinančiųjų institucijų pritarimą ir/ar prašymą patobulinti parengtus konkurso dokumentus visada vertėtų žiūrėtų kritiškai, t.y. išankstinis pritarimas dokumentams negarantuoja, kad bus patvirtinta atlikta pirkimo procedūra. O pirkimo dokumentų patikslinimas pagal įgyvendinančiosios institucijos pastabas nereiškia, kad atlikus procedūrą, pati įgyvendinančioji  institucija nekels klausimų dėl vienų ar kitų nuostatų, kurios buvo tikslinamos jos iniciatyva, kadangi bus gavusi pvz. Lietuvos Respublikos kontrolės išaiškinimą minėtos nuostatos tema.

PIRKIMO DOKUMENTŲ RENGIMAS KONKURSUI

Ruošiantis pirkimo procedūrai konkurso būdu, nemažiau svarbu yra užtikrinti, kad bus nusipirkta tai, ko projekto vykdytojui reikia ir kam iš esmės buvo gautas finansavimas. Praktikoje pasitaiko atvejų, kai klaidingai manoma, jog gavus paramą ir pasirašius projekto įgyvendinimo sutartį, esminis tikslas jau pasiektas. Tačiau realiai pasinaudoti finansine parama (fiziškai gauti lėšas) įmanoma tik nuosekliai vadovaujantis PAFT nuostatomis bei užtikrinant įgyvendinančiųjų institucijų reikalavimų laikymąsi. Pirkimo – šiuo atveju konkurso – procedūra ir viena iš jų. Todėl perkant konkurso būdu, būtina savo norus ir poreikius derinti su proporcingumo, būtinumo ir nediskriminavimo reikalavimais.

Vadovaujantis PAFT 459 str., pirkimo dokumentuose privalo būti nurodyta pasiūlymams parengti būtina informacija: pasiūlymų teikimo terminas ir reikalavimai, pirkimo objekto apibūdinimas, kvalifikacijos reikalavimai ir jų įrodymo dokumentai (jei kvalifikacijos reikalavimai keliami), informacija apie pasiūlymų vertinimą, pasirinktinai nurodant ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo vertinimo kriterijus arba mažiausios kainos kriterijų, ar bus deramasi arba kokiais atvejais bus deramasi, ir (ar) derėjimosi tvarka, pagrindinės pirkimo sutarties sąlygos (prekių patiekimo, paslaugų suteikimo ar darbų atlikimo terminus, kainodaros taisykles, atsiskaitymo terminus, atsiskaitymo tvarką, pirkimo sutarties įvykdymo užtikrinimo reikalavimus (jei keliami), jei reikia, – kitos sąlygos. Trumpai apie visas išvardintas dalis atskirai:

• Pirkimo objektas – tikslus, jo parametrai minimalūs, reikalavimai nediskriminuojantys tiekėjų, negali būti nurodytas konkretus modelis ar šaltinis, konkretus procesas ar prekės ženklas, patentas, tipai, konkreti kilmė ar gamyba, dėl kurių tam tikroms įmonėms ar tam tikriems produktams būtų sudarytos palankesnės sąlygos arba jie būtų atmesti.
• Kvalifikacijos reikalavimai tiekėjams – būtina laikytis skaidrumo, konkurencingumo ir lygiateisiškumo principų. Įgyvendinančiosios institucijos per joms priskirtas tikrinimo funkcijas jau yra sukaupę nemažai pirkimų vykdymo patirties ir labai greitai išaiškina atvejus, kai konkurso sąlygos parengiamos konkrečiam tiekėjui, iš kurio prekes/paslaugas/darbus nori nusipirkti projekto vykdytojas. Konkurso esmė – skatinti tiekėjų konkurenciją.
• Pasiūlymų pateikimo reikalavimai – būtina nurodyti, kokia forma ir iki kokio termino turi būti pateikti pasiūlymai (nurodant datą, valandą ir minutę). Taip pat reikia nurodyti, kad pasiūlymas turi būti pateikiamas raštu ir pasirašytas tiekėjo ar jo įgalioto asmens. Pasiūlymas turi būti pateikiamas užklijuotame voke. Gali būti parengta pasiūlymo pateikimo forma. Jeigu projekto vykdytojas numato pasiūlymus vertinti pagal ekonomiškai naudingiausio pasiūlymo vertinimo kriterijų, pirkimo dokumentuose privalo nurodyti, kad “tiekėjai pasiūlymo kainą pateiktų viename užklijuotame voke, o likusias pasiūlymo dalis (techninius pasiūlymo duomenis, kitą informaciją ir dokumentus) – kitame užklijuotame voke. Šie abu vokai turi būti įdėti į bendrą voką, jis taip pat užklijuojamas”.
• Derybos – būtina nurodyti ar bus galimos derybos su pasiūlymus pateikusiais tiekėjais. Jei bus vykdomos derybos, pirkimo vykdytojas privalo derėtis su visais tiekėjais, pateikusiais minimalius nustatytus reikalavimus atitinkančius pasiūlymus.
• Pirkimo sutarties sąlygos – būtina nurodyti, kokiomis sąlygomis bus vykdomas atsiskaitymas (avansiniai, tarpiniai, galutiniai apmokėjimai) ir kokie bus pristatymo/darbų atlikimo terminai. Taip pat svarbu numatyti kitas svarbias tiekėjui sąlygas: šalių teises, pareigas ir atsakomybes, sutarties pratęsimo galimybes, garantijas, sutarties įvykdymo užtikrinimą (banko ar draudimo garantiją, baudas ar delspinigius), prekių/paslaugų/darbų perdavimo-priėmimo tvarką, ginčų sprendimo tvarką, sutarties pakeitimo ir/ar nutraukimo tvarką, nenugalimą jėgą ir pan.

Pabaigai norime pažymėti, kad vykdant konkursą iš Europos Sąjungos lėšų dalinai finansuojamame projekte, kiekvienas potencialus pareiškėjas dar prieš pradedant rengti paraišką turėtų kruopščiai įsivertinti, ką tiksliai nori įsigyti ir kaip tai suderinama su Europos Sąjungos finansavimo reikalavimais. Tuomet svarbiausia vadovautis laisvo prekių judėjimo, įsisteigimo teisės, laisvės teikti paslaugas, nediskriminavimo bei vienodo požiūrio, skaidrumo, proporcingumo ir abipusio pripažinimo principais, o kilus abejonei visada kreiptis konsultacijos į įgyvendinančiąją instituciją arba Europos Sąjungos finansavimo  reikalavimus išmanančius ekspertus.